Organigramma Aziendale: cos’è, a cosa serve e come si crea

L’organigramma aziendale è uno degli strumenti fondamentali per la gestione delle imprese, indipendentemente dalla loro dimensione. Definisce chiaramente la struttura dell’azienda, il flusso delle informazioni e le responsabilità di ogni dipendente. Ma cosa significa esattamente organigramma aziendale? Quali sono le tipologie più comuni? E come si può creare un organigramma efficace per la tua impresa? Vediamo tutto ciò che c’è da sapere per organizzare la struttura interna la tua azienda, migliorando la comunicazione interna e ottimizzando le performance.

Organigramma aziendale

Cos’è un organigramma aziendale?

L’organigramma aziendale è una rappresentazione visiva grafica del modello organizzativo e della struttura gerarchica di un’impresa. Mostra come le diverse funzioni e ruoli sono distribuiti all’interno dell’azienda e come sono collegate tra loro. Immagina una mappa che illustra chi fa cosa, chi risponde a chi, e come si muove l’informazione all’interno dell’organizzazione. Questo modello di organigramma aziendale è utile per visualizzare le relazioni gerarchiche interne e il funzionamento dei vari reparti.

Un organigramma efficace aiuta a:

  • Definire ruoli e responsabilità così che ogni dipendente conosce la propria posizione e ciò che ci si aspetta da lui.
  • Ottimizzare la comunicazione, chiarisce i canali attraverso cui le informazioni devono fluire.
  • Facilitare la gestione dei progetti, mette in luce le competenze disponibili e come possono essere utilizzate al meglio.

Perché l’organigramma aziendale è importante

Un organigramma ben strutturato non è solo un disegno sul muro dell’ufficio che rappresenta il livelli gerarchici: è uno strumento strategico che permette di risparmiare tempo e può migliorare la produttività e la comunicazione del team nei processi decisionali. Ecco i principali vantaggi di avere un organigramma chiaro:

  1. Chiarezza nella struttura organizzativa, con un organigramma, ogni dipendente sa a chi deve fare riferimento e chi è responsabile delle varie funzioni. Questo riduce la confusione e migliora l’efficienza.
  2. Gestione delle risorse umane, trattandosi di uno strumento facile da leggere, ti permette di vedere chiaramente dove sono collocate le risorse umane all’interno dell’azienda. Questo facilita il processo di assunzione, promozione e riassegnazione dei ruoli.
  3. Facilità nella delega, quando sai esattamente quali sono le responsabilità di ogni ruolo, delegare le attività diventa molto più semplice e preciso.
  4. Man mano che l’azienda cresce, l’organigramma aiuta a mantenere un’organizzazione ordinata, evitando sovrapposizioni di ruoli e compiti.

Tipologie di organigramma aziendale

Gli organigrammi possono essere strutturati in vari modi, a seconda della natura dell’azienda e delle sue necessità. Le principali tipologie sono:

Organigramma gerarchico

L’organigramma gerarchico è il più tradizionale e diffuso. In questo modello, la struttura è organizzata verticalmente, con l’amministratore delegato o il direttore generale in cima, seguito dai vari livelli di manager e dipendenti. Ogni livello ha un superiore diretto al quale risponde.

Vantaggi:

  • Chiarezza nei rapporti di subordinazione.
  • Facile da capire e da comunicare.

Svantaggi:

  • Poco flessibile per le aziende dinamiche.
  • La comunicazione tra reparti può risultare lenta.

Organigramma funzionale

In un organigramma funzionale, l’azienda è suddivisa in reparti, ognuno con una funzione specifica (es. marketing, produzione, finanza). Ogni reparto è guidato da un manager che risponde direttamente alla direzione.

Vantaggi:

  • Specializzazione delle competenze.
  • Ottimizzazione dei processi interni.

Svantaggi:

  • Possibili conflitti tra reparti.
  • Meno flessibile nei cambiamenti.

Organigramma a matrice

L’organigramma a matrice combina elementi dell’organigramma funzionale e di quello gerarchico. I dipendenti hanno spesso un doppio riferimento: uno legato alla funzione e uno ai progetti specifici. Questo modello è molto utilizzato nelle aziende che lavorano per progetti.

Vantaggi:

  • Maggiore flessibilità e adattabilità ai progetti.
  • Migliore utilizzo delle competenze trasversali.

Svantaggi:

  • Complessità nella gestione delle risorse.
  • Difficoltà di coordinamento tra i diversi responsabili.

Organigramma divisionali

L’organigramma divisionale è comune nelle grandi aziende che operano in diversi mercati o aree geografiche. Ogni divisione ha una struttura autonoma e può essere gestita come un’azienda a sé stante. Ad esempio, un’azienda internazionale potrebbe avere divisioni separate per Europa, Asia e America.

Vantaggi:

  • Maggiore adattabilità ai mercati locali.
  • Decentralizzazione delle decisioni.

Svantaggi:

  • Costi operativi elevati.
  • Possibili duplicazioni di ruoli e risorse.

Come creare un organigramma aziendale efficace

La creazione di un organigramma aziendale richiede un’attenta analisi della struttura attuale e degli obiettivi futuri dell’azienda. Ecco una guida passo passo per realizzare un organigramma che sia funzionale e rispondente alle esigenze della tua impresa:

1. Definisci gli obiettivi dell’organigramma

Prima di iniziare, chiediti quali sono gli obiettivi dell’organigramma. Vuoi migliorare la comunicazione? Ottimizzare i processi? Chiarire le responsabilità? Avere una visione chiara degli obiettivi ti aiuterà a scegliere la struttura giusta.

2. Mappa la struttura attuale

Disegna una bozza della struttura esistente, elencando tutti i reparti e i ruoli presenti. Identifica chi riporta a chi e come sono distribuite le responsabilità. Questo passaggio ti aiuterà a capire dove sono presenti lacune o sovrapposizioni.

3. Identifica i ruoli chiave

Analizza i ruoli per il buon funzionamento dell’azienda. Assicurati che ci sia un equilibrio tra le competenze presenti e i ruoli definiti. Potresti scoprire che alcuni ruoli non sono più necessari o che altre funzioni richiedono maggiori risorse.

4. Scegli il tipo di organigramma

In base alle dimensioni della tua azienda e agli obiettivi, scegli il tipo di organigramma più adatto (gerarchico, funzionale, a matrice, ecc.). Ogni struttura ha i suoi vantaggi e svantaggi, quindi è importante valutare attentamente quale modello si adatta meglio alla tua realtà.

5. Disegna l’organigramma

Puoi utilizzare software specifici per creare organigrammi (come Microsoft Visio, Lucidchart, o anche semplici fogli Excel) oppure disegnarlo manualmente. Assicurati che la grafica sia semplice e intuitiva, con linee chiare che collegano i vari ruoli e reparti.

6. Comunica e condividi l’organigramma

Una volta completato, è fondamentale che l’organigramma sia condiviso con tutti i membri dell’azienda. Organizza una riunione per presentarlo e spiegare i cambiamenti. La trasparenza è essenziale per evitare incomprensioni e resistenze.

Esempio pratico di organigramma aziendale

Immaginiamo un’azienda di medie dimensioni che produce e vende macchinari industriali. L’azienda ha circa 150 dipendenti suddivisi in diversi reparti: produzione, vendite, marketing, finanza e risorse umane. Un possibile organigramma potrebbe essere il seguente:

Ruolo Sottoruolo Responsabilità
Direttore Generale (CEO) Supervisiona tutte le operazioni aziendali e prende decisioni strategiche.
Responsabile della Produzione Capo Officina Coordina le attività operative all’interno della produzione.
Team di Operatori Esegue il lavoro di produzione e assemblaggio dei macchinari.
Direttore Vendite Responsabile Area Nord Gestisce le vendite e i clienti nella zona settentrionale.
Responsabile Area Sud Gestisce le vendite e i clienti nella zona meridionale.
Responsabile Marketing Social Media Manager Gestisce la presenza online dell’azienda e le campagne sui social media.
Grafico Si occupa della creazione di contenuti grafici per il marketing aziendale.
Responsabile Finanza Contabile Gestisce la contabilità e le registrazioni finanziarie dell’azienda.
Analista Finanziario Analizza i dati finanziari per supportare le decisioni strategiche.
Responsabile Risorse Umane HR Specialist Gestisce le politiche del personale e il benessere dei dipendenti.
Recruiter Si occupa della selezione e dell’assunzione di nuovo personale.

In questo esempio, la struttura è gerarchica ma con una chiara divisione funzionale. Ogni responsabile ha il proprio team e riporta direttamente all’amministratore delegato, garantendo una comunicazione rapida e una chiara divisione dei compiti.

Errori da evitare nella creazione dell’organigramma aziendale

Anche se l’organigramma può sembrare un compito semplice, è facile incappare in errori che possono compromettere la sua efficacia. Ecco alcuni errori comuni da evitare:

  • Un errore comune è creare un organigramma e non condividerlo in modo adeguato con il team. Un organigramma deve essere uno strumento vivo, comprensibile e disponibile per tutti, non solo un documento nascosto in un cassetto.
  • Le aziende moderne devono adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato. Un organigramma troppo rigido rischia di bloccare l’innovazione e di rallentare la capacità di risposta dell’azienda. Assicurati che la struttura sia flessibile e possa evolversi con la crescita dell’azienda.
  • Col passare del tempo, ruoli e responsabilità cambiano. Un organigramma vecchio e non aggiornato rischia di diventare uno specchio distorto della realtà aziendale. Aggiornalo periodicamente per riflettere le modifiche nella struttura.
  • Il feedback dei dipendenti può essere molto prezioso per migliorare l’organigramma. Se i dipendenti percepiscono problemi nei flussi di comunicazione o nei rapporti gerarchici, ascoltarli può aiutarti a intervenire prontamente e a migliorare l’organizzazione.
  • Un organigramma efficace deve specificare chiaramente chi fa cosa. Evita descrizioni troppo vaghe o sovrapposizioni di ruoli che possono creare confusione. Ogni posizione deve avere un obiettivo chiaro e ben definito.

Come mantenere l’organigramma aziendale aggiornato

Una volta creato un organigramma aziendale efficace, è importante mantenerlo aggiornato. Ciò significa apportare modifiche ogni volta che cambiano le funzioni aziendali, i dipartimenti o le responsabilità. Ecco alcune strategie per garantire che il tuo organigramma resti attuale:

  1. Fissa un calendario per rivedere l’organigramma, ad esempio ogni sei mesi. Questo permette di allineare la struttura aziendale con i cambiamenti strategici.
  2. Coinvolgi i manager e i responsabili nella revisione dell’organigramma. La loro prospettiva ti aiuterà a identificare eventuali necessità di adattamento.
  3. Se l’azienda cresce o si espande in nuovi mercati, potresti dover aggiungere nuove funzioni o dipartimenti. L’organigramma deve riflettere questa evoluzione per garantire una gestione efficace.
  4. Esistono numerosi strumenti digitali che possono aiutarti a creare e aggiornare l’organigramma in modo semplice. Questi strumenti possono anche facilitare la condivisione del documento con tutto il team.

Caso studio: Un esempio di riorganizzazione aziendale con l’organigramma

Per capire meglio l’importanza dell’organigramma aziendale, esaminiamo un caso pratico che ho affrontato quando un’azienda di impianti elettrici ha richiesto la mia consulenza in organizzazione aziendale per sistemare alcuni processi aziendali che non funzionavano più. Immagina una piccola azienda artigiana nel settore degli impianti elettrici con 12 dipendenti. L’azienda ha sempre funzionato senza un organigramma formale, con molti dipendenti che si occupano di più mansioni e una struttura di comando poco chiara.

Problema: L’azienda si trova in difficoltà nel gestire i carichi di lavoro e nella comunicazione interna, con frequenti ritardi nei progetti e difficoltà a identificare i responsabili delle decisioni.

Soluzione: Insieme al business coach, l’azienda decide di creare un organigramma funzionale che suddivide i dipendenti in base alle loro competenze principali: progettazione, costruzione, amministrazione e vendite. Ogni reparto ha un capo squadra che risponde direttamente alla direzione, e viene chiaramente definito chi gestisce i progetti e chi si occupa delle questioni operative.

Risultato: Dopo l’introduzione dell’organigramma, la comunicazione migliora, i progetti vengono completati nei tempi stabiliti e i dipendenti sono più motivati grazie a una maggiore chiarezza nei loro ruoli. La riorganizzazione ha permesso di ridurre i conflitti interni e di migliorare la soddisfazione del cliente.

L’organigramma nel processo di selezione del personale

Un altro aspetto fondamentale  che affronto quando mi chiedono la consulenza aziendale è legato all’organigramma è il suo ruolo nel processo di selezione e gestione delle risorse umane. Un organigramma ben strutturato aiuta a individuare le competenze mancanti e a pianificare le assunzioni in modo mirato. Ecco come utilizzarlo in questo contesto:

  1. L’organigramma mostra chiaramente quali sono le funzioni già coperte e dove esistono delle lacune. Questo ti permette di pianificare le nuove assunzioni in modo strategico.
  2. Quando crei una nuova posizione, puoi usare l’organigramma per definire con precisione le responsabilità di quel ruolo e a chi dovrà rispondere il nuovo dipendente.
  3. I nuovi assunti possono utilizzare l’organigramma per comprendere rapidamente la struttura aziendale e i flussi di comunicazione. Questo rende il loro inserimento più rapido ed efficace.

Come utilizzare l’organigramma per migliorare la produttività

Un organigramma non è solo uno strumento per definire la struttura gerarchica, ma può anche essere utilizzato per migliorare la produttività aziendale. Ecco alcuni suggerimenti per sfruttarlo al meglio:

  • Con l’organigramma, puoi identificare i punti in cui i flussi di lavoro si bloccano, come ad esempio manager con troppe responsabilità o team sovraccarichi di lavoro.
  • Un buon organigramma aiuta i leader a capire dove possono delegare compiti e a chi, permettendo una distribuzione più equilibrata del carico di lavoro.
  • Utilizzando l’organigramma, puoi analizzare le linee di comunicazione tra i reparti e cercare modi per snellire i flussi informativi, riducendo così il rischio di incomprensioni e ritardi.

L’organigramma aziendale come strumento di crescita

L’organigramma aziendale è molto più di un semplice schema grafico: è un potente strumento strategico che può influenzare profondamente l’efficienza e la crescita della tua azienda. Sia che tu gestisca una piccola impresa artigiana o una grande multinazionale, un organigramma ben strutturato ti aiuterà a ottimizzare i processi, migliorare la comunicazione e raggiungere gli obiettivi aziendali in modo più efficace.

  1. La tua azienda ha un organigramma che riflette realmente la sua struttura?
  2. Come potresti migliorare l’efficacia del tuo organigramma?
  3. Quali benefici potrebbe portare alla tua azienda una revisione della struttura organizzativa?

Se ti rendi conto che è il momento di rivedere l’organigramma della tua azienda, non aspettare: inizia subito a pianificare e a strutturare il futuro della tua impresa con maggiore chiarezza e precisione.

Cristian Andreatini

Ho sempre creduto che il vero successo aziendale nasca da un'organizzazione impeccabile e dalla capacità di valorizzare ogni persona che ne fa parte. Mi impegno a trovare soluzioni essenziali, eliminando il superfluo per far emergere l'efficienza in ogni processo aziendale.